Skenarioksen kautta on kuntakäyttäjien mahdollista allekirjoittaa sopimuksia sähköisesti. Tässä vaiheessa pohjalla voidaan käyttää kunnan valmista PDF-muotoista vuokrasopimuspohjaa, mutta toiminnallisuutta tullaan kehittämään jatkossa eteenpäin niin, että koko sopimuksen generointi on mahdollista käyttöliittymän avulla.

Sähköisen allekirjoituksen vaiheet käyttöliittymässä

Kirjaudu palveluun normaalisti. Avaa salkkujen hallintaan tarkoitettu valikko, joka näkyy käyttöliitymän vasemmassa yläkulmassa valkoisella pohjalla. Toiminnallisuuden kannalta ei väliä minkä niminen salkku sinulla on avattuna.

Valitse avautuvasta näkymästä viimeinen välilehti nimeltään Sopimus.


Valitse Lähetä jo olemassa oleva sopimus ja paina seuraava.


Tähän näkymään syötetään sähköiseen allekirjoitukseen tarvittavat allekirjoittaja- ja sopimustiedot.


Allekirjoittajien tiedot
Syötä kaikkien sopimuksen allekirjoittajien tiedot molempien osapuolien osalta. Nimi-kenttään syötetään allekirjoittajan etu ja sukunimi ja sähköposti-kenttään sähköpostiosoite. Tarkista, että sähköposti on varmasti oikeassa muodossa, jotta kutsu allekirjoittamaan lähtee eteenpäin.

Lisää allekirjoittaja-painikkeen kautta voit lisätä tarvittavan määrän allekirjoittajia. Roskakori-ikonin kautta voit poistaa mahdolliset ylimääräiset lisätyt allekirjoittajarivit.

Lataa sopimustiedosto
Seuraavaksi voit ladata haluamasi sopimustiedoston. Sopimuksen tulee olla yhtenä pdf-tiedostona, ja sen maksimikoko on 15MB. Painamalla Choose file voit hakea oikean sopimustiedoston omien tiedostojesi joukosta.

Jos olet luonut sopimuksen tekstinkäsittelyohjelmalla esim. Word, tulee sinun tallentaa tiedosto ensin pdf-muodossa. Tämän tiedoston tulee sisältää myös kaikki sopimuksen liitteet. Jos liitetiedostojen yhdistäminen on vaikeaa tekstinkäsittelyohjelmassa, verkossa on saatavilla ohjelmia joissa pdf-tiedostojen yhdistäminen on mahdollista yhdeksi tiedostoksi (esim. Adobe). Vastaavasti jos tiedoston koko ylittää 15MB tulee tiedosto ensin pakata pienemmäksi (compress). Myös tähän löytyy valmiita työkaluja (esim. Adobe). Organisaatiollasi voi toki olla omat työkalut ja käytännöt tätä varten.

Sopimuksen nimi ja kuvaus
Sopimuksen nimi -kohtaan täydennetään nimi, joka kuvaa lyhyesti allekirjoitettavaa sopimusta. Kuvaus kohtaan voi kirjoittaa pidemmän kuvauksen tai saatteen, joka lähtee sähköpostin mukana allekirjoittajille. Tämä kenttä ei kuitenkaan ole pakollinen.

Sopimuksen lähetys
Kun kaikki tiedot on täydennetty, lähetetään sopimus eteenpäin painamalla Lähetä näppäintä. Odota, että sivu ilmoittaa oikeassa yläkulmassa, että sopimus on lähetetty onnistuneesti ("Sopimus on lähetetty onnistuneesti allekirjoitettavaksi". Jos lataamisen kanssa on ongelmia saat vastaavasti punaisen virheviestin. Voit ottaa yhteyttä SkenarioLabsiin käyttöliittymän chatin kautta, jos tiedoston lähettämisen kanssa on ongelmia.

Kun sopimus on lähtenyt eteenpäin onnistuneesti, saavat kaikki allekirjoittajat sähköpostiviestin Vismalta, jonka kautta sopimuksen allekirjoitus tapahtuu. Tähän voi mennä useampi minuutti.

Allekirjoittaminen Vismassa

Kaikki allekirjoittajat saavat sähköpostin, jonka kautta allekirjoitus tapahtuu. Sähköposti tulee Visma Sign -nimiseltä palvelulta. Sähköpostilta siirrytään allekirjoittamaan painamalla Siirry allekirjoittamaan -näppäintä, jonka jälkeen avautuvaan näkymään syötetään sähköpostissa annettu salasana.



Tämän jälkeen pääset Visman palveluun, jossa varsinainen allekirjoittaminen tapahtuu. Avautuvassa näkymässä käyttäjä voi ensin esikatsella tai ladata itselleen sopimuksen jota ollaan allekirjoittamassa. Sivun alareunassa on mahdollista vaihtaa sivun kieli tarvittaessa. Näkymässä on myös mahdollista lähettää viesti kutsujalle. On tosin hyvä huomioida, että tämän kautta viesti menee sähköisen allekirjoituksen toiminnallisuutta hallinnoivalle organisaatiolle (SkenarioLabsin asiakas) eikä varsinaiselle kutsun lähettäjälle.


Kun sopimus on esikatseltu, voit siirtyä allekirjoittamaan. Allekirjoitus vaatii tunnistautumisen, johon pääset painamalla Siirry tunnistautumaan. Tämän jälkeen voi valita tunnistautumistavan. Kun olet tunnistautunut onnistuneesti, voit allekirjoittaa painamalla Allekirjoita asiakirja.


Kun olet allekirjoittanut onnistuneesti, järjestelmä ilmoittaa, että allekirjoitus on onnistunut. Allekirjoitus prosessin etenemistä voit seurata Visma Sign -tilisi kautta. Tätä kautta pääset tarkastelemaan sopimuksiasi ja niiden allekirjoitusstatusta. Ohjeet Visma Sign -tilin avaamiseen löytyy Visman sivuilta.

Kun kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet sopimuksen, saavat kaikki vastaanottajat allekirjoitetun sopimuksen myös sähköposteihinsa.



Sopimusta ei tallenneta Skenariokseen, eli on tärkeää, että käyttäjät tahoillaan arkistoivat sopimukset oman organisaationsa käytänteiden mukaisesti.
Oliko tämä artikkeli hyödyllinen?
Peruuttaa
Kiitos!